19 mars 2020


Face à la COVID-19, préserver la santé de tous les membres de votre organisation dans le cadre de leurs fonctions est un enjeu majeur dont vous êtes responsable en tant qu’employeur. Bien que la pandémie occasionne plusieurs impacts sur votre stratégie de communication, vous pouvez aider vos employés à réduire les sources possibles de contagion en leur donnant accès à des solutions de télétravail.

La conciliation travail-famille étant au cœur de nos façons de faire chez Turbulences, c’est avec plaisir que nous partageons avec vous notre recette de solutions pour le télétravail. Nous avons également sélectionné quelques options sur des plateformes comparables, qui permettent d’offrir une organisation du travail efficace et une flexibilité aux membres de l’équipe. 

Qu’est-ce que le télétravail? Le télétravail, c’est la réalisation des activités professionnelles à distance du lieu de travail habituel grâce aux outils de télécommunication. En fait, ces outils vous permettent de collaborer simultanément sur les mêmes fichiers, de partager automatiquement des fichiers entre différents membres de votre entreprise, ou encore d’animer des réunions à distance, au moyen de vidéoconférences.

Dans cet article, nous vous proposons les solutions qui nous paraissent à la fois les plus accessibles, mais aussi les plus simples d’implantation. Avec ces outils, vous n’aurez pas à investir massivement du temps à la formation de vos employés avant qu’ils deviennent autonomes et puissent les utiliser.

 

Travail collaboratif en temps réel sur des documents partagés

Vous êtes sûrement familiers avec les plateformes Google Drive et OneDrive. Pour Google Drive, les documents pris en charge pour la collaboration simultanée sont l’ensemble de la suite Google : Google Docs, Google Sheets, Google Slide, etc. Pour OneDrive, il s’agit plutôt de la suite Office, dont Word, Excel et PowerPoint.

Ces deux solutions concurrentes vous offrent une formule freemium de leurs différents services. Nous affectionnons particulièrement Google Drive, puisque sa formule gratuite permet à l’utilisateur individuel de stocker jusqu’à 15 Go de données, contre 5 Go pour la solution de Microsoft. Pour tester la solution au sein de votre entreprise, vous pourrez essayer la version gratuite, et si vous aimez, vous pourrez passer à la formule payante ultérieurement.

Les principaux avantages de ces plateformes

Ce que nous aimons le plus de ces solutions, c’est que nous pouvons être plusieurs membres de l’équipe à travailler en temps réel sur le même document à l’aide une connexion Internet. 

La fonction commentaire est une fonctionnalité que nous apprécions particulièrement de ces solutions numériques, car elle permet à notre équipe de donner une rétroaction immédiate sur certains passages aux autres membres de l’équipe.

Finalement, le plus gros avantage nous semble être la facilité de l’utilisation. En plus d’être très simples à déployer et à adopter, ces solutions sont si utilisées qu’il existe de nombreuses ressources en ligne pour répondre à presque toutes vos questionnements.

 

Rendre disponibles des documents sur l’infonuage

Votre entreprise a besoin d’une solution qui requiert le partage de documents et de fichiers qui ne sont pas des documents textes ou des feuilles de calcul? Les solutions Google Drive et OneDrive vous offrent la possibilité de partager toutes sortes de fichiers, que leur service d’édition de documents soit capable de le traiter ou non.

À ces offres s’ajoute leur concurrent : Dropbox. Cette entreprise offre uniquement le stockage de vos documents dans l’infonuagique. Tout comme pour ses concurrents, la mise en ligne sur leur serveur est automatique dès que le document est enregistré sur la plateforme. Bien que son offre gratuite soit la plus limitée, seulement 2 Go, elle est une solution à considérer si vous comptez l’adopter à long terme.

Pourquoi stocker vos fichiers sur des services d’infonuagique?

Dans un contexte de télétravail, faciliter l’accès aux différents fichiers permet à vos employés de profiter de toutes les ressources dont ils ont besoin pour mener à bien leurs tâches professionnelles.

 

Communiquer au sein de votre organisation, à distance

Intégré à la suite Google Drive, Hangouts est le service Google de messagerie instantanée, d’appel et de vidéoconférence qui vous permet de rester en contact avec les membres de votre équipe et de les rejoindre rapidement.

Chez Turbulences, nous affectionnons particulièrement Slack, car cette solution nous permet de séparer nos conversations entre individus et par projets. Ainsi, que notre équipe travaille entièrement à distance ou au bureau, nous pouvons toujours communiquer rapidement et efficacement. Un autre plus à cette application est que la version gratuite est très complète, une petite équipe de travail peut ainsi avoir tous ses besoins de communication internes comblés.

L’importance de favoriser une conversation continue entre vos employés

En offrant à vos équipes de travail à distance une solution pour communiquer entre eux rapidement, vous leur permettez d’optimiser leur temps et la réalisation de leurs tâches. Les deux solutions sont aussi disponibles en application mobile, ce qui permet à vos employés de toujours avoir la possibilité de communiquer entre eux.

 

Réunions et rencontres à distance

Nos outils les plus utilisés pour les vidéoconférences sont Skype et Hangouts Meet. Nous les aimons bien, surtout parce que ce sont des plateformes très répandues et qui ne nécessitent que très peu de temps avant d’être prêtes à l’utilisation. De plus, le risque que vous ayez des soucis de diffusion au beau milieu de la conversation est minime, tant et aussi longtemps que vous conservez une connexion Internet adéquate.

L’ensemble de ces outils peut vous aider à créer un environnement de travail virtuel complet pour vos employés, et ainsi, vous pourrez les aider à se protéger de la COVID-19.

Nous vous rappelons que l’ensemble de l’équipe de travail de Turbulences demeure disponible pour répondre à vos questions et à vos inquiétudes par rapport à l’avancée de vos différents projets de communication en cours avec nous.